7 Stappen om het juiste CMS te kiezen
Herken je dit? De marketing manager vindt dat het tijd wordt voor een nieuwe website. Sterker nog: hij weet ook al dat WordPress dan de beste keuze is. Maar wacht - dat gaat jou iets te snel.
Stap 1: Waarom heb je een nieuw CMS nodig?
Een CMS moet doen waarvoor het bedoeld is. Niet meer, niets minder. Probeer er daarom achter te komen waarom een nieuw CMS nodig is: welke problemen moet het oplossen? Wat ontbreekt er aan het huidige CMS? Welke kenmerken of eigenschappen zijn noodzakelijk? En welke niet?
Aan de andere kant kun je denken aan kenmerken en functies die je liever niet wilt.
Om meer overzicht te krijgen, is een zogenaamde ‘Requirements Matrix’ een handig hulpmiddel. Hiermee breng je snel de wensen en eisen voor een nieuw CMS in kaart.
Stap 2: Omschrijf de scenario’s voor gebruikers
Met behulp van scenario’s beschrijf je hoe een CMS wordt gebruikt voor gewone taken. Bijvoorbeeld hoe iemand inlogt om een webpagina aan te passen. Of hoe content wordt beheerd.
Wat zou er veranderen in werkprocessen als bepaalde functionaliteiten ontbreken in een CMS?
Met scenario’s kun je op een praktische en gedetailleerde manier ontdekken welke impact verschillende functionaliteiten hebben op veel voorkomende werkzaamheden.
Stap 3: Vergelijk commerciële alternatieven met open source CMS
Voor een nieuw CMS kun je grofweg kiezen uit (gesloten) commerciële oplossingen of een open source CMS. Om een goede beslissing te nemen, is het verstandig om te kijken naar de verschillen tussen beide opties.
De voordelen van een commercieel CMS
Een CMS van een commercieel partij, biedt je o.a. de volgende voordelen:
- Het bedrijf dat het CMS heeft ontwikkeld, is verantwoordelijk voor het zorgeloos gebruik van de software; blijkt het CMS niet aan de verwachtingen te voldoen, dan kun je de fabrikant in het uiterste geval aansprakelijk stellen.
- Als er een nieuwe versie uitkomt, zorgt de CMS ontwikkelaar ervoor dat alle modules en plugins probleemloos met elkaar kunnen werken.
- Omdat minder mensen de broncode kennen, kan een commercieel CMS veiliger zijn.
De voordelen van een open source CMS
Open source software is software met vrije toegang tot de broncode. De broncode is vrijelijk te bewerken en er zijn – in principe – geen licentiekosten aan open source software verbonden.
Open source pakketten worden verder ontwikkeld door een grote groep onderling communicerende programmeurs. Zij luisteren naar wensen van gebruikers en kijken naar ontwikkelingen. De meest bekende open source pakketten zijn Joomla, WordPress, Drupal, Magento, Typo3 en Umbraco.
De interesse voor open source oplossingen is tegenwoordig erg groot. Dit heeft alles te maken met de vele voordelen van een open source CMS:
- Er zijn geen aanschaf- en licentiekosten
- Een grote groep ontwikkelaars zorgt regelmatig voor updates
- Nieuwe browsers zoals Google Chrome worden snel en goed ondersteund
- De website is later eenvoudig bij een andere leverancier onder te brengen
- Een open source leverancier concentreert zich op websites van klanten en niet op de kostbare ontwikkeling van het CMS
- Extra functionaliteiten kunnen meestal snel en voordelig worden toegevoegd.
Op dit moment is WordPress het meest populaire open source CMS. Maar dat wil nog niet zeggen dat WordPress ook voor iedere organisatie de beste oplossing is.
Zelf zijn we overtuigd van de meerwaarde van Umbraco. Dit Content Management Systeem is gebouwd op Microsoft.Net technologie. Daarmee is Umbraco uitermate geschikt voor organisaties die veel gebruik maken van Microsoft oplossingen, zoals Office365.
Stap 4: Focus op de behoefte van gebruikers
Deze stap is simpel: een nieuw CMS moet makkelijk te gebruiken zijn. Als de gebruikersomgeving te complex is, zullen de eindgebruikers een hoge drempel ervaren om het nieuwe CMS te gebruiken. Daarnaast worden er sneller fouten gemaakt, als een nieuw CMS in de praktijk niet gebruiksvriendelijk is.
Stap 5: Staar je niet blind op een demo
Tijdens een demo krijg je meer inzicht in de toepassingen en het gebruik van een CMS. Maar je krijgt dan altijd de beste kanten te zien. Staar je dus niet blind op een demo. En dat geldt ook voor collega’s die bij een demo aanwezig zijn: probeer ze vooraf een kritische houding mee te geven, waardoor ze ‘verder kijken’ dan de demo.
Het is daarom verstandig om een nieuw CMS ook zelf in de praktijk te testen. Plan voldoende tijd in om de beoogde gebruikers het CMS te laten testen voor veel voorkomende taken.
Stap 6: Bepaal het trainingsniveau en de gewenste support
Een onmisbare stap is ook het bepalen van het trainingsniveau en de gewenste support. Hoeveel training hebben de eindgebruikers nodig. En wat gebeurt er als het CMS niet (goed) functioneert?
Als een CMS- leverancier verschillende support pakketten aanbiedt, kies dan het pakket dat het beste aansluit op de expertise en behoeften van de eindgebruikers.
Stap 7: Controleer referenties van CMS leveranciers
De meeste CMS- leveranciers kunnen je ongetwijfeld een lijst met referenties laten zien. Maar voor meer objectiviteit is het verstandig om verder te kijken. Welke organisaties (die niet genoemd worden) maken ook gebruik van het nieuwe CMS? En wat zijn hun ervaringen daarmee?
Je kunt overwegen om dit soort vragen in een LinkedIn groep te stellen, zoals ‘CMS Professionals Netherlands’ - een open netwerk groep voor CMS leveranciers, CMS gebruikers en CMS zoekers.