cases

Studyguide voor Faculteit van Universiteit Twente

Maak het mogelijk voor aankomende studenten om online hun eigen studie samen te stellen en in te plannen. En zorg ervoor dat wij vanuit de faculteit de student daarop automatisch kunnen voorzien van de juiste (vak)inhoudelijke informatie die we via een geautoriseerde workflow in het systeem beschikbaar maken. Dat was de uitdaging die we kregen van ITC.

Studyguide voor ITC

Aan de ITC, een kennisinstelling en faculteit van de Universiteit Twente, worden internationale studenten opgeleid tot professionals die kunnen bijdragen aan de oplossing van grote uitdagingen in ontwikkelingslanden zoals klimaatverandering en armoedebestrijding. Binnen deze studie bestaan verschillende masters, specialisaties en daarbinnen weer studievakken oftewel courses die een of meer punten opleveren. Elke student heeft de mogelijkheid om - binnen bepaalde kaders – een eigen studie vorm te geven door specialisaties en vakken samen te stellen. Zodoende vult een student zijn twee studiejaren met vakken die dan weer voldoende studiepunten opleveren.

Studyguide

Per vak wordt er informatie beschikbaar gesteld aan de student; denk aan syllabi en specifieke vakinhoudelijke informatie. Aan het samenstellen van die content en het redigeren ervan zit een heel proces vast, waarbij verschillende mensen, met uiteenlopende rollen en rechten betrokken zijn. Met Studyguide, de door ons in Umbraco CMS ontwikkelde tool, wordt ook juist die interne workflow ondersteund. De applicatie laat de student een gepersonaliseerd studieprogramma in elkaar zetten, checkt welke punten er aan een programma vastzitten, in welke periode het programma plaatsvindt en voorziet de student van de juiste content. En dat allemaal digitaal, dus levert de Studyguide enorme winst op als het gaat om tijd, energie en verbruik van papier en inkt.

Projectaanpak

Bij aanvang van de opdracht waren het doel en budget bekend. Maar hoe de tool er uit moest gaan zien, welke deelfunctionaliteiten deze moest gaan bevatten en welke techniek gebruikt zou gaan worden, was nog onbekend. Daarom besloten we om dit project op basis van Scrum uit te voeren. 

In sprints van twee weken werken we aan het opleveren van een werkend product, waarbij het hele projectteam betrokken werd bij het bepalen wat er werd ontwikkeld. Zoals het bij een Scrum-project werd er na elke sprint een werkend product opgeleverd, dat kon worden beoordeeld en zo nodig verder aangepast. Deze aanpak zorgt er tijdens het hele project steeds voor dat de voortgang duidelijk is en of de juiste keuzes worden gemaakt. Perfect dus voor een complexe tool als de Studyguide.

Prototype

Complex is de Studyguide zeker. Een tool met allerlei functionaliteiten in front- en backend en verschillende gebruikersgroepen. Uitgangspunt was dat iedere gebruiker een prettige, intuïtieve ervaring zou moeten hebben bij gebruik van de tool. Na het in kaart brengen van de (legio) user stories maakten we de vertaling naar een eerste prototype in wireframes. Tijdens de usertests ontstonden er meer dan genoeg nieuwe inzichten om het prototype verder aan te passen. Dit herhaalde zich tot uiteindelijk het gewenste resultaat bereikt was. Naast een prototype voor de ‘voorkant’ hebben we ook een dashboard-interface ontwikkeld voor de backend van Umbraco. Deze interface ondersteunt de gebruikers vanuit ITC in het toevoegen, redigeren en goedkeuren van de door docenten toegevoegde content. Daarover lees je verderop meer.

Front-end

Om het studenten zo makkelijk mogelijk te maken, presenteert de tool in de front-end een overzichtelijk jaarschema waarin in één oogopslag duidelijk is welke mogelijkheden er zijn. Daarvoor maken we gebruik van Angular. De front-end is opgebouwd aan de hand van een grid. Deze techniek maakt het mogelijk om het design op een goede manier om te zetten naar een mooie webpagina. Maar het bracht meteen ook een aantal uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld omdat het in de ene browser een totaal ander effect had dan in de andere browser

API

Alle content die betrekking heeft op de verschillende masterprogramma’s en de daarbij behorende courses is ingevoerd in Umbraco. Om deze data op een goede en logische manier te ontsluiten zodat deze uiteindelijk aan de voorkant getoond kan worden, ontwikkelden wij een API (Application Program Interface) waarbij we met verschillende aspecten rekening hebben. Performance bijvoorbeeld. De schema’s van studenten, worden daarom niet opgeslagen binnen Umbraco maar zijn weggeschreven in MongoDB. De content van de courses, denk aan titels, het aantal punten, de omschrijvingen enzovoorts, staan wel binnen Umbraco opgeslagen. De API combineert de data vanuit Umbraco en MongoDB op een slimme manier om de student te kunnen voorzien van een gepersonaliseerd programma.

SIS-koppeling

Alle programma’s en courses die bij de faculteit gevolgd kunnen worden zijn vastgelegd in SIS, het Student Information System. In het SIS zijn zaken vastgelegd als de titel, een uniek id voor de module, het aantal credits dat behaald kan worden en in welke periodes de course wordt aangeboden. De bedoeling is dat alle content voor de courses binnen Umbraco gevuld wordt. Maar voordat de content ingevoerd kan worden is het van belang dat de informatie vanuit SIS bekend is. Hiervoor maakten wij een koppeling tussen SIS en Umbraco. Dankzij deze koppeling is het mogelijk om de data vanuit SIS te importeren.

Backend – Umbraco CMS

Via het Umbraco CMS kan content rondom courses worden ingevoerd, geredigeerd, goedgekeurd en gepubliceerd. Om die workflow te ondersteunen zijn er zijn verschillende aspecten toegevoegd aan Umbraco. Er wordt gewerkt met verschillende gebruikersgroepen (Content Editors, Reviewers, Approvers, Proces Managers). Afhankelijk van de rol die een gebruiker heeft wordt de inhoud van een speciaal dashboard weergegeven.

Dit dashboard bevat een overzicht met courses van het geselecteerde programma. Vanuit het dashboard is het mogelijk om, ook weer afhankelijk van de rol van de gebruiker, verschillende acties uit te voeren. De status van een course kan worden aangepast er kan een reviewer worden toegewezen, er kan een e-mail naar de verantwoordelijk worden gestuurd over de vooruitgang en ga zo maar door. Het uiteindelijke doel is dat een course de status published krijgt.

Ook kan een geheel programma gepubliceerd worden. Concreet betekent dit dat het gehele programma met alle courses die de status published hebben, getoond wordt aan de studenten. Ook kan een gepubliceerd programma worden gearchiveerd zodat de data, zolang het nodig wordt geacht, beschikbaar blijft in het archief.

Het systeem draait inmiddels live en al vele studenten wereldwijd maken gebruik van de Studyguide.